Як досягти поштового дзена

Як досягти поштового дзена

Майже 9 років тому Мерлін Манн (Merlin Mann) проголосив ідею порожнього инбокса, яка незабаром стала трендом. Однак, зосередившись на обнулення кількості вхідних, ми втратили важливий момент: суть не в тому, щоб спустошити папку «Вхідні», суть спокою і ясності розуму, які приходять разом з цим. Порятунок в досягненні поштового дзена!

За даними дослідження Університету Глазго, 80% листів — «відходи». Папка «Вхідні», розпухла від непрочитаних повідомлень, списків справ, які ми пересилаємо самі собі, і новинних розсилок, викликає стрес і страждання. Особливо вразливі керівники, на яких постійно отримує нові і нові повідомлення, що вимагають до себе уваги.

Єдиний спосіб зупинити це безумство — перестати підкорятися своєму поштової скриньки і почати керувати ним. І це не означає, що треба видалити всі повідомлення, звільнивши місце для свіжих. Без чіткого плану з управління входять ви швидко повернутися до старих звичок і занепокоєння знову заволодіє вашою свідомістю.

Ось 6 порад, які допоможуть вам досягти поштового дзена.

1. Скоротіть потік мотлоху

Перегляньте свої підписки і чесно зізнайтеся собі, які з них лише забирають ваш час. Купа однакових новинних розсилок? Звіт про оновлення сайту, на якому ви були останній раз рік тому? Інформація про знижки в магазині, де ви одного разу щось купили? Терміново відпишіться від усього цього.


2. Дрессируйте команду

Співробітникам великих корпорацій краще інших знайома ця біль: нескінченні ланцюжки листів, копії яких розсилають всім, кому треба і не треба. Зупиніть це божевілля: поясніть, що вас можна додавати в одержувачі тільки тих повідомлень, які мають до вас безпосереднє відношення. Для термінових справ є телефон. Те ж саме поясніть клієнтам, друзям, родині.

3. Автоматизуйте поштову скриньку

Налаштуйте фільтри таким чином, щоб при побіжному погляді на «Вхідні» ви розуміли, що вимагає вашої негайної уваги, що можна подивитися в кінці дня, а що — протягом тижня.

4. Користуйтеся сервісами відкладеного читання

Зберігайте цікаві, але не вимагають термінової реакції листи в окрему папку або користуйтеся сервісами на зразок Evernote. Цікаві статті, які вам надіслали, зберігайте в Pocket або Instapaper і читайте, коли у вас утворюється вільний час.

5. Ведіть списки справ за допомогою спеціальних сервісів

Ваш поштовий ящик — це не додаток для створення списків. Отучитесь від звички відправляти собі на пошту to-do-списки і плани довгострокових проектів.

Ведіть списки справ заточених під це сервісах, де ви зможете розставити дедлайни, пріоритети, розбити великі проекти на кілька дрібних завдань, структурувати списки. І ви рідше будете здригатися, побачивши нове вхідне повідомлення в пошті.

6. Використовуйте правило двох хвилин

Відразу реагуйте тільки на листи, які заберуть менше двох хвилин вашого часу. Інше відправляйте в список справ або в папку «Прочитати пізніше». Легко розподілити листи допоможе, наприклад, додаток Zero.

Ефективна система обробки вхідної пошти важлива для вашого психічного здоров’я. Потік листів не зупиниться ніколи, і вам важливо навчитися плисти в ньому, а не тонути. Досягнувши поштового дзена, ви станете спокійніше і продуктивніше.

Leave a reply

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *